Quando si organizza un’inaugurazione, ci sono molte cose a cui pensare: l’allestimento, i comunicati stampa, la lista degli inviti, il catalogo. Ma spesso, a due settimane dall’evento, qualcuno si ricorda dei gadget per gli ospiti. A quel punto, è già tardi per fare le cose bene.
Nel nostro precedente articolo su come creare un welcome kit per il vernissage e i turisti internazionali, abbiamo spiegato perché ogni tipo di pubblico richiede un gadget diverso e come targhetizzare il prodotto sulla base del pubblico della mostra.
In questo articolo, invece, affrontiamo il problema di come organizzare i tempi, il budget e le decisioni operative nella gestione dei gadget museali pensati per l’inaugurazione di una mostra e per il bookshop, per non correre il rischio di arrivare il ritardo o sbagliare prodotto.
Perché il gadget d’apertura di una mostra è importante
L’inaugurazione delle mostre museali è l’unico momento in cui il museo ha nella stessa stanza giornalisti, collezionisti, sponsor, artisti e ospiti istituzionali, tutti con un’attenzione altissima verso ogni dettaglio. Un gadget scelto bene rafforza il concept della mostra. Uno scelto male, o scelto all’ultimo minuto, comunica il contrario: che il museo non ha avuto tempo di pensarci, o peggio, che non gli ha dedicato tempo ed attenzione.
Per i musei privati, dove il merchandising è già uno strumento di posizionamento e non solo un prodotto da vendere nel bookshop, questo passaggio ha un peso specifico maggiore rispetto alle grandi istituzioni pubbliche.
8 settimane per programmare bene gli acquisti del merchandising per il bookshop
Una produzione di gadget personalizzati di qualità richiede tempo. Ecco come strutturare gli step per rimanere nei tempi senza rinunciare alla qualità ma con attenzione al budget.
Settimana 8-7: definisci il concept e il budget
Si definisce il concept della mostra e si stabilisce il budget destinato ai gadget. In questa fase, è utile coinvolgere chi si occupa di merchandising, non solo l’ufficio eventi: un oggetto pensato insieme al fornitore fin dall’inizio costa meno rifacimenti dopo.
Settimana 6-5: scegli l’oggetto e i materiali
Si scelgono la linea di gadget personalizzati che saranno presenti nel bookshop, si valutano materiali, finiture e coerenza visiva con la mostra.
Settimana 4: verifica il campione
Il campione fisico è il momento della verità. Colori, texture e packaging vanno controllati di persona: una foto o un rendering non bastano mai a valutare la qualità percepita. Non è un costo bensi un investimento, in quanto quei gadget personalizzati ti accompagneranno per tutti i mesi di mostra.
Settimana 3-2: produzione e personalizzazione
Con il campione approvato, si avvia la produzione. È il periodo più delicato: eventuali ritardi in questa fase difficilmente si recuperano prima dell’evento.
Settimana 1: consegna e confezionamento, allestimento del Bookshop
Ad una settimana dall’inaugurazione, i gadget personalizzati devono essere tutti al bookshop, pronti per essere esposti, già verificati negli standard e coerenza visiva con i prodotti continuativi ed istituzionali.
Come allocare il budget
Mostra temporanea o collezione permanente: due approcci diversi
Non tutti gli ospiti di un’inaugurazione hanno lo stesso peso comunicativo, e il budget dovrebbe rifletterlo.
Il gadget per l’apertura di una mostra temporanea ha una logica diversa da quello legato alla collezione permanente. Nel primo caso, l’oggetto può e dovrebbe essere un’edizione limitata, legata a quella specifica esposizione, con un ciclo di vita breve e un forte valore di esclusività. Nel secondo caso, si lavora piuttosto su un’estensione della linea di merchandising già esistente nel bookshop, con un aggiornamento stagionale coerente.
Questa distinzione va chiarita già nella fase di brief, perché incide sui tempi di produzione, sulle quantità e sul tipo di materiali da utilizzare.
Conclusione
L’inaugurazione di una mostra è un evento che si ripete ogni stagione, ma il gadget che l’accompagna non dovrebbe mai sembrare una scelta ripetuta per abitudine. Pianificare con 8 settimane di anticipo non è una formalità: è la differenza tra un oggetto che gli ospiti conservano e uno che finisce dimenticato all’uscita.
Per approfondire come costruire una linea di merchandising coerente per l’intero museo, non solo per il singolo evento, la nostra pagina dedicata a gadget e merchandising per il settore museale racconta il metodo che seguiamo con fondazioni, musei privati e gallerie d’arte in tutta Italia.
Stai organizzando l’inaugurazione di una mostra e vuoi partire con i tempi giusti? Scrivici: la prima conversazione sul progetto è gratuita e senza impegno.
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